Politique de confidentialité

Objectifs

Le but de la présente Politique de confidentialité est de présenter nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de communication, de partage et de gestion des renseignements personnels fournis sur le site Web de La coopérative de solidarité Baseline en intelligence artificielle (Baseline) ou autrement colligés dans le contexte des activités de Baseline. Notre Politique de confidentialité décrit également les mesures que nous prenons pour protéger la sécurité de ces renseignements ainsi que la façon dont vous pouvez accéder à vos renseignements personnels, les modifier ou les supprimer.

Définitions

1. « Baseline » : la Coopérative de solidarité Baseline en intelligence artificielle. Dans le cadre de cette politique, Baseline comprend aussi ses fournisseurs ou concédants de licence, ainsi que leurs employés, dirigeants, administrateurs, actionnaires, mandataires, sous-traitants et autres représentants respectifs. Les expressions « nous », « nos » ou « notre » font aussi référence à Baseline ;

2. « renseignements personnels » : toute information concernant un individu à partir de laquelle cette personne peut être identifiée. Cela n’inclut pas les renseignements dont l’identité a été retirée (données anonymes) ;

3. « Site Web » : le site accessible à l’adresse baseline.quebec et tous ses sous-domaines.

Collecte des renseignements personnels

Nous recueillons les renseignements personnels que vous nous fournissez de différentes façons, décrites dans les trois sous-sections suivantes.

Par nos échanges directs

Les échanges directs comprennent notamment:

• Communication avec nous par le biais d’un formulaire disponible sur le Site Web;

• Communication avec nous au sujet des services et des produits que nous offrons;

• Communication avec nous dans le but de poser une question, de soumettre un commentaire ou de formuler une plainte (service à la clientèle);

• Utilisation des médias sociaux.

Par des technologies ou interactions automatiques

Lorsque vous utilisez notre Site Web, nous recueillons automatiquement certaines données techniques (plus amplement détaillées ci-dessous) au sujet de votre équipement et de votre navigation Internet.

Notre Site Web utilise une technologie appelée « balises Internet » ou « pixels invisibles ». Cette technologie nous permet de comprendre quelles pages de notre Site Web vous consultez. Nous utilisons ces balises Internet afin d’optimiser et d’adapter notre Site Web pour vous et d’autres visiteurs éventuels. Nous pouvons aussi recueillir certaines informations techniques sur vous si vous visitez d’autres sites Internet qui utilisent nos témoins.

Par l’entremise de tiers

Nous pouvons obtenir des informations à votre sujet auprès d’autres sources, y compris des clients, des fournisseurs de services et des partenaires commerciaux, et combiner ces informations avec les informations que nous avons collectées à votre sujet. Ainsi, nous pouvons faire appel à des tiers, par exemple Google, pour:

• Effectuer du remarketing, qui consiste à diffuser de la publicité auprès de personnes ayant déjà visité notre Site Web, et ce, sur d’autres sites Internet que le nôtre, y compris par le biais de Google Analytics (solution d’analyse d’audience sur Internet). Dans un tel cas, les tierces parties concernées, y compris Google, peuvent diffuser nos publicités sur des sites à travers l’Internet;

• Utiliser les fonctions suivantes de Google Analytics: la création de rapports relatifs aux impressions enregistrées de nos publicités (c.-à-d. solution permettant de placer des annonces sur un ensemble de sites d’actualités, de blogues et autres sites Internet spécialisés) afin d’attirer davantage de clients potentiels; l’intégration avec tout outil de gestion comportant un ensemble de fonctionnalités utilisées pour la diffusion, le ciblage, la vérification d’annonces pour nos campagnes publicitaires sur les sites Internet et les appareils mobiles ainsi que des rapports y étant reliés, et la création de rapports sur les données démographiques des internautes et leurs intérêts;

• Recueillir, analyser et/ou rassembler vos renseignements personnels (tels que l’adresse IP, le sexe, l’âge et les centres d’intérêt des internautes), y compris par le biais de la création de rapports sur les données démographiques des internautes et leurs intérêts, dans le but de nous aider à comprendre comment les visiteurs interagissent avec notre Site Web et à améliorer notre Site Web et nos produits et services.

Les sociétés assurant le remarketing peuvent combiner l’utilisation de témoins de premier niveau (par exemple, le témoin Google Analytics) et de témoins tiers (par exemple, le témoin DoubleClick) pour (i) recueillir des renseignements personnels; et (ii) pour informer, optimiser et diffuser des publicités en fonction de vos visites précédentes sur notre Site Web, et (iii) pour déterminer le rapport entre les visites enregistrées sur notre Site Web et les impressions publicitaires, les autres utilisations de services publicitaires et les interactions avec ces impressions publicitaires et ces services publicitaires. Ces sociétés peuvent également utiliser des balises Internet ou des pixels invisibles pour rendre compte de certains renseignements concernant vos visites sur notre Site Web et sur les sites web qui contiennent des liens vers notre site et en font la publicité, afin de mesurer l’efficacité de nos publicités.

Types de renseignements colligés

Nous pouvons recueillir, utiliser, stocker et transférer différents types de renseignements personnels à votre sujet que nous avons regroupés comme suit:

• Les coordonnées de communication incluent le nom, prénom, l’adresse courriel, le titre, le numéro de téléphone, l’adresse postale et les préférences de contact;

• Les données des médias sociaux comprennent des informations associées à tout compte de médias sociaux dont vous êtes titulaire et au profil y associé, telles que le nom, le nom d’utilisateur, l’adresse de messagerie, la photo de profil, la date de naissance et le genre;

• Les données techniques incluent l’adresse IP (protocole Internet), vos données de connexion, le nombre de clics et d’autres informations connexes, telles que les sites web que vous avez visités immédiatement avant et après votre visite sur notre Site Web, vos réglages concernant le fuseau horaire et la zone géographique, le fournisseur de services Internet que vous utilisez et les autres technologies sur les appareils que vous utilisez pour accéder à notre Site Web;

• Les données d’utilisation incluent le nombre de visites sur nos Sites Web, la date et le temps moyen passé sur nos Sites Web, ainsi que des informations sur la manière dont vous utilisez nos produits et services;

• Les données de marketing et de communication incluent vos préférences pour recevoir du marketing de notre part et des tiers qui nous sont reliés et vos préférences de communication;

• Les renseignements d’autoévaluation incluent les réponses que vous donnez au questionnaire de l’Audit AI Readiness en libre-service, les cibles que vous déclarez, les scores, la phase de maturité et les écarts calculés à partir de ces réponses, ainsi que la description de votre organisation: secteur, taille, région, rôle que vous y occupez, maturité déclarée et usage déclaré d’agents d’intelligence artificielle.

À titre d’exemple, certains renseignements pourraient vous être demandés lorsque vous visitez le Site Web, notamment, votre nom et votre adresse courriel lorsque vous décidez de communiquer ou autrement entamer un lien avec nous par l’entremise d’un des divers moyens offerts sur notre Site Web.

Nous recueillons, utilisons, stockons et partageons également des renseignements agrégés, tels que des renseignements statistiques ou démographiques. Les renseignements agrégés peuvent être dérivés de vos renseignements personnels, mais ne sont pas considérés comme des renseignements personnels s’ils ne révèlent pas directement ou indirectement votre identité. Par exemple, nous pouvons regrouper vos données d’utilisation pour calculer le pourcentage d’utilisateurs accédant à une fonctionnalité spécifique de notre Site Web. Toutefois, si nous combinons ou connectons des renseignements agrégés avec vos renseignements personnels afin de vous identifier directement ou indirectement, nous les traitons comme des renseignements personnels qui seront utilisés conformément à la présente Politique.

Utilisation des renseignements personnels

Nous limitons la collecte de renseignements personnels à ceux qui sont raisonnablement requis pour atteindre les objectifs pour lesquels ils sont recueillis. Le plus souvent, nous utiliserons vos renseignements personnels dans les circonstances décrites ci-dessous.

• Lorsque nous devons exécuter le contrat que nous sommes sur le point de conclure ou avons conclu avec vous: l’exécution du contrat signifie le traitement de vos renseignements personnels lorsque cela est nécessaire pour l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou pour entreprendre des démarches en votre nom et à votre demande avant de conclure un tel contrat;

• Lorsque cela est nécessaire pour nos intérêts légitimes (ou ceux d’un tiers) et que vos intérêts et droits fondamentaux ne prévalent pas sur ces intérêts. Un intérêt légitime désigne l’intérêt de Baseline dans la conduite et la gestion de notre entreprise pour nous permettre de vous donner le meilleur service ou produit. Cela comprend notamment le besoin de communiquer avec vous et de maintenir une relation cordiale.

  Nous nous assurons de prendre en compte et d’ajuster tout impact potentiel sur vous (à la fois positif et négatif) et vos droits avant de traiter vos renseignements personnels pour nos intérêts légitimes. Nous n’utilisons pas vos renseignements personnels pour des activités en lien avec lesquelles nos intérêts sont surpassés par l’impact que vous subissez (à moins que nous n’ayons votre consentement ou que la loi ne nous y oblige ou autorise). Vous pouvez obtenir de plus amples informations sur la manière dont nous évaluons nos intérêts légitimes par rapport à tout impact potentiel sur vous concernant des activités spécifiques en contactant notre responsable de la protection des renseignements personnels.

• Lorsque nous devons respecter une obligation légale: respecter une obligation légale signifie traiter vos renseignements personnels lorsque cela est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis

L’accès interne à ces renseignements est restreint aux catégories de personnes que nomme la section « Divulgation des renseignements personnels ».

Nous décrivons ci-dessous toutes les manières dont nous prévoyons utiliser vos renseignements personnels et les motifs juridiques sur lesquels nous nous basons pour ce faire. Nous avons également identifié nos intérêts légitimes, le cas échéant. Notez que nous pouvons traiter vos renseignements personnels pour plus d’un motif légitime, en fonction de l’objectif spécifique pour lequel nous utilisons vos renseignements.

1. Communication avec nous par le biais du formulaire disponible sur le Site Web. Nous utilisons les renseignements que vous fournissez dans le formulaire afin de répondre à votre requête, que ce soit au sujet de nos services ou autre, ce qui constitue un intérêt légitime.

   En envoyant le formulaire à Baseline, vous nous donnez votre consentement implicite de conserver et d’utiliser les informations contenues dans le formulaire.

2. Médias sociaux. Nous pouvons vous offrir la possibilité de profiter de notre contenu à partir de sites de réseautage appartenant à des tiers, de modules d’extension et d’applications ou par leur entremise. Lorsque vous profitez ainsi de notre contenu, vous pouvez également nous permettre d’avoir accès à certains renseignements associés à vos comptes de médias sociaux tels que les décrit la section « Types de renseignements colligés », afin d’en diffuser le contenu ou dans le cadre de l’exploitation de notre Site Web, de modules d’extension et d’applications. Lorsque vous fournissez des renseignements concernant vos comptes de médias sociaux, nous pouvons utiliser ces renseignements dans le but de personnaliser votre navigation sur notre Site Web et sur les sites Web de réseautage tiers, les modules d’extension et d’applications, et de vous fournir d’autres produits ou services que vous pourriez demander.

   Ceci constitue un intérêt légitime en permettant d’analyser comment nos clients (actuels ou potentiels) utilisent nos produits et services, d’améliorer nos stratégies de marketing, de développer notre offre de produits et services ainsi que d’opérer et de faire croître notre entreprise.

3. Visite de nos Sites Web. Lorsque vous consultez notre Site Web, Baseline recueillera certains renseignements vous concernant.

   Il s’agit des données techniques et des données d’utilisation décrites à la section « Types de renseignements colligés ». Nous utilisons ces renseignements pour administrer notre Site Web, surveiller et améliorer nos services et notre Site Web, déterminer comment notre Site Web est utilisé, comprendre quelles portions de notre Site Web sont populaires et faire l’analyse des tendances et des habitudes d’utilisation.

   Ces informations sont nécessaires en raison de nos intérêts légitimes pour exploiter notre entreprise, fournir des services administratifs et techniques, empêcher la fraude, mais aussi pour nous conformer à une obligation légale.

4. Bases de données de gestion des relations avec la clientèle (CRM). Lorsque vous participez à une des activités décrites précédemment, nous recueillons les renseignements personnels fournis dans le cadre de ces activités pour compléter et actualiser nos banques de données relatives à la gestion des relations avec la clientèle. Dans ce contexte, les renseignements personnels recueillis servent à générer des rapports à usage interne sur les relations entre Baseline et ses clients ou clients potentiels afin de surveiller et d’améliorer nos offres de produits et services et notre Site Web.

   Ceci constitue le même intérêt légitime que celui énoncé au point « Médias sociaux » ci-dessus.

5. Outils d’intelligence artificielle générative. Nous pouvons traiter vos renseignements personnels à l’aide d’outils d’intelligence artificielle générative, notamment ceux intégrés à notre base de données de gestion des relations avec la clientèle (CRM), à notre messagerie et à nos espaces de travail, pour résumer nos échanges avec vous, préparer nos communications, classer et qualifier vos demandes et assurer le suivi de nos relations d’affaires. Ce traitement obéit aux règles suivantes :

   • seuls les outils autorisés au registre que tient Baseline en vertu de sa politique d’utilisation responsable de l’intelligence artificielle peuvent servir à ce traitement;

   • nous n’y soumettons que les renseignements nécessaires à la tâche, et jamais de renseignements sensibles sans votre consentement exprès;

   • le fournisseur de l’outil agit comme prestataire de services au sens de la section « Divulgation des renseignements personnels »: un mandat écrit lui interdit d’utiliser vos renseignements à ses propres fins, y compris pour entraîner ses modèles;

   • lorsque l’outil traite vos renseignements à l’extérieur du Québec, nous évaluons au préalable les facteurs relatifs à la vie privée, comme la loi l’exige;

   • une personne de Baseline vérifie ce que l’outil produit avant de l’utiliser. Aucune décision vous concernant n’est fondée exclusivement sur un traitement automatisé sans que vous en soyez informé; vous pouvez alors connaître les renseignements utilisés et les raisons de la décision, et demander qu’une personne la révise.

6. Audit AI Readiness en libre-service et indice de maturité IA du Québec. Lorsque vous remplissez notre questionnaire d’autoévaluation, nous utilisons vos réponses pour calculer vos scores, produire votre rapport et vous le transmettre. Votre rapport situe aussi votre organisation par rapport aux organisations comparables, à partir de valeurs agrégées. Cette utilisation repose sur votre consentement, recueilli par une case à cocher: sans lui, le rapport ne peut pas être produit et la soumission n’est pas traitée.

   Lorsque vous y consentez séparément, nous utilisons aussi vos réponses pour alimenter un indice de maturité en intelligence artificielle des organisations québécoises, que Baseline publie. Cette fin est distincte de la production de votre rapport et elle est facultative: une soumission dépourvue de ce consentement n’entre dans aucun agrégat.

   L’indice ne publie que des valeurs agrégées, jamais une réponse individuelle. Aucune statistique n’est publiée sur une capacité pour laquelle moins de trente organisations ont répondu. Tant que vos réponses portent encore l’adresse courriel que vous avez donnée, elles sont regroupées avec celles de votre organisation, qui ne compte alors que pour une voix, quel que soit le nombre de fois qu’elle remplit le questionnaire; une fois cette adresse effacée, une réponse ne se rattache plus à aucune organisation et compte pour elle-même. Lorsqu’un segment est trop mince, la comparaison se reporte sur le secteur, toutes tailles confondues, et à défaut nous indiquons que la comparaison n’est pas disponible. Les réponses recueillies sous une autre version du questionnaire sont agrégées séparément.

   Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment en écrivant à confidentialite@baseline.quebec (privacy@baseline.quebec). Une fois vos réponses dépouillées de ce qui vous désigne, elles ne peuvent plus en être retirées, puisque plus rien ne les rattache à vous.

Veuillez nous contacter si vous avez besoin de plus de détails sur le motif juridique spécifique sur lequel nous nous appuyons pour traiter vos renseignements personnels.

Communications commerciales et désabonnement

Lorsque vous y consentez, Baseline vous adresse des communications commerciales: les nouvelles de la Coopérative, ses offres de services et de formations, et le suivi d’un conseiller au sujet d’un rapport que vous avez demandé.

Ce consentement est distinct et facultatif. Il est recueilli par une case à cocher qui lui est propre, et il n’est jamais une condition pour obtenir votre rapport: la personne qui remplit l’Audit AI Readiness en libre-service le reçoit qu’elle consente ou non à être contactée à des fins commerciales.

Nous nous identifions dans chacune de ces communications. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans frais et sans justification:

• depuis le lien de désabonnement au bas de nos courriels commerciaux;

• ou en écrivant à confidentialite@baseline.quebec (privacy@baseline.quebec).

Le retrait est appliqué par notre base de données de gestion des relations avec la clientèle et vaut pour l’ensemble de nos communications commerciales. Nous cessons alors d’utiliser vos renseignements personnels à ces fins. Le retrait n’empêche pas les communications nécessaires à une demande que vous nous avez adressée ou à un service que nous vous rendons.

Divulgation des renseignements personnels

Sauf si explicitement indiqué dans la présente Politique, nous ne procédons pas à la vente, la location, le transfert ou la communication de vos renseignements personnels à des tiers pour des fins non divulguées sans votre consentement. L’accès à vos renseignements personnels est restreint à Baseline, notamment aux membres du personnel, de la direction et de l’équipe marketing qui ont besoin d’accéder à ces renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions pour Baseline. L’accès des sous-traitants est limité à ce que leur mandat exige et encadré par le mandat écrit que la loi impose.

Nous pourrions partager certains de vos renseignements personnels auxquels nous avons accès à différents tiers, selon le contexte. Voici les trois types d’acteurs auxquels nous pourrions transférer vos données:

• À des fournisseurs de services, c’est-à-dire, des tiers qui fournissent des services pour notre compte au Canada, aux États-Unis ou à l’étranger, y compris Google, dans le but d’utiliser les différentes fonctionnalités de Google Analytics décrites aux présentes. Les renseignements recueillis par l’Audit AI Readiness en libre-service sont en outre confiés à notre hébergeur Web, à l’entrepôt de données, à la messagerie et aux espaces de travail de Google, à notre plateforme d’automatisation, à notre base de données de suivi de la validation des rapports, à notre outil de messagerie interne, ainsi qu’à HubSpot, notre base de données de gestion des relations avec la clientèle, qui reçoit votre fiche de contact et une copie de votre rapport. Nous fournissons à nos prestataires de services l’information dont ils ont besoin pour remplir leur mandat, et nous ne les autorisons pas à utiliser ou à communiquer ces renseignements personnels à leurs propres fins commerciales ou autres;

• À des entités, organismes et autorités pour des fins judiciaires. Autrement dit, nous et nos prestataires de services tiers pouvons communiquer vos renseignements personnels pour donner suite à un mandat de perquisition ou à une autre demande ou ordonnance conforme à la loi, ou pour répondre à un organisme d’enquête en cas de violation d’une entente ou de manquement à la loi, ou comme autrement requis ou autorisé par la loi. Nous pouvons également communiquer des renseignements personnels au besoin en vue de faire valoir ou d’exercer des réclamations en justice ou de faire valoir un moyen de défense contre de telles réclamations, ou dans le but de prévenir des pertes réelles ou présumées ou d’éviter des blessures corporelles ou des dommages matériels;

• À une autre entité et ce, dans l’éventualité où nous vendons une partie ou la totalité de notre entreprise ou si nous vendons ou transférons des actifs ou participons autrement à une fusion ou à un transfert d’entreprise. Le cas échéant, nous pouvons transférer les renseignements personnels vous concernant à un tiers dans le cadre de l’opération.

Conservation et protection des renseignements personnels

Nous avons établi et appliquons des mesures de sécurité administratives, techniques et matérielles visant à protéger vos renseignements personnels dont nous avons la garde et le contrôle, contre l’accès, l’utilisation, la modification et la communication non autorisés.

Nous prenons également des mesures spéciales pour évaluer les risques potentiels applicables à la divulgation de vos renseignements personnels. En cas de brèche de sécurité, à savoir si vos renseignements personnels sont perdus, divulgués sans votre autorisation ou deviennent accessibles à une personne non autorisée, nous vous informerons d’une telle brèche si elle entraîne un risque réel de préjudice sérieux. Par exemple, un risque réel de préjudice sérieux comprend les lésions corporelles, l’humiliation, la perte d’opportunités professionnelles, la perte financière ou le vol d’identité. Si la brèche engendre un risque réel de préjudice sérieux, nous vous en informerons directement dans les plus brefs délais. Si nous ne pouvons pas vous informer directement, nous vous informerons de la brèche par le biais d’une communication publique. Nous vous fournirons les informations nécessaires pour comprendre l’importance de la brèche de sécurité et prendre les mesures nécessaires pour réduire les risques de préjudice pouvant en découler. Nous signalerons également la brèche de sécurité à la Commission d’accès à l’information et à toute autre organisation qui, selon nous, peuvent réduire le risque de préjudice pouvant résulter de cette brèche. Nous conservons un registre de toutes les brèches de sécurité. À la suite d’une brèche de sécurité, Baseline enquête sur ses causes et passe en revue les mesures de protection en place pour prévenir de futures brèches.

Nous avons mis en place des procédures concernant la conservation des renseignements personnels qui sont conçues pour ne conserver les renseignements personnels que le temps nécessaire à la réalisation des fins décrites à la présente Politique de confidentialité ou pour autrement respecter les exigences de la loi.

Durées de conservation de l’Audit AI Readiness en libre-service

Les durées suivantes s’appliquent aux renseignements personnels recueillis par l’Audit AI Readiness en libre-service.

Pendant vingt-quatre mois à compter de votre soumission, nous conservons vos réponses, vos coordonnées, la description de votre organisation et une empreinte de votre adresse IP. L’adresse elle-même n’est jamais conservée en clair.

Au terme de ces vingt-quatre mois, le lien de votre rapport cesse de fonctionner, et nous effaçons de notre entrepôt de réponses ce qui vous désigne: prénom, nom, adresse courriel, domaine de l’adresse courriel, rôle, nom de l’organisation, empreinte de l’adresse IP, ainsi que le jeton et l’adresse de la page privée de votre rapport. L’identifiant du répondant y est remplacé par un identifiant qui ne dérive de rien.

Y demeurent notamment, parce que ce sont eux qui composent l’indice de maturité IA du Québec décrit à la section « Utilisation des renseignements personnels  »: le secteur, la taille et la région de l’organisation, la version du questionnaire administré, la maturité et l’usage d’agents d’intelligence artificielle que vous avez déclarés, vos réponses, les cibles que vous avez déclarées, les scores, la phase de maturité et les écarts calculés, la date de votre soumission, les paramètres de la campagne qui vous a amené au questionnaire le cas échéant, ainsi que la trace des consentements que vous avez donnés ou refusés, qui est ce qui détermine si vos réponses continuent d’alimenter l’indice.

Au terme de soixante mois à compter de votre soumission, cette ligne est supprimée.

Ces vingt-quatre mois s’appliquent partout où nous conservons ces renseignements, et non au seul entrepôt de réponses.

Votre rapport est aussi déposé en format PDF dans nos espaces de travail, dans notre base de données de gestion des relations avec la clientèle et dans le fil de validation interne qui sert à le relire avant l’envoi, où il porte votre nom et celui de votre organisation. Ces copies sont supprimées au terme des mêmes vingt-quatre mois.

Une copie de vos réponses et de vos coordonnées demeure en outre dans l’entrepôt de l’application du questionnaire et dans notre base de données de suivi de la validation. Elle y est supprimée, et non anonymisée, au même terme.

Les renseignements que l’audit inscrit sur votre fiche de contact sont retirés de celle-ci au même terme.

Vos droits à l’égard de vos renseignements personnels

Vous disposez des droits détaillés ci-dessous à l’égard de vos renseignements personnels:

• Demander accès à vos renseignements personnels. Cela vous permet de recevoir une copie des renseignements personnels que nous détenons sur vous et de vérifier que nous les traitons légalement.

• Demander la correction ou la mise à jour des renseignements personnels que nous possédons sur vous. Ceci vous permet de corriger ou de mettre à jour les données incomplètes, inexactes ou périmées que nous détenons à votre sujet. Toutefois, nous pourrions être amenés à vérifier l’exactitude des nouvelles données que vous nous fournissez.

• Demander l’effacement de vos renseignements personnels. Cela vous permet de nous demander de supprimer ou de retirer des renseignements personnels lorsqu’il n’y a pas de bonne raison pour que nous continuions à les traiter. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou de retirer vos renseignements personnels lorsque vous avez exercé avec succès votre droit de vous opposer au traitement (voir ci-dessous), lorsque nous avons pu traiter vos informations de manière illégale ou lorsque nous devons effacer vos renseignements personnels pour nous conformer à la loi applicable. Notez cependant que nous ne pourrons peut-être pas toujours donner suite à votre demande d’effacement pour des raisons juridiques spécifiques qui vous seront notifiées, le cas échéant, au moment de votre demande.

• Opposition au traitement de vos renseignements personnels. Lorsque nous nous appuyons sur notre intérêt légitime (ou celui d’un tiers), vous pourriez vous opposer à ce traitement lorsqu’il existe un élément dans votre situation particulière qui vous pousse à croire que le traitement contrevient à vos droits et libertés fondamentaux. Vous avez également le droit de vous opposer lorsque nous traitons vos renseignements personnels à des fins de marketing direct. Dans certains cas, nous pourrions être en mesure de démontrer que nous avons des motifs légitimes de traiter vos informations qui ont préséance sur vos droits et libertés et, dans de tels cas, nous pourrions décider de continuer à traiter vos renseignements personnels. Cette réserve ne s’applique pas à la prospection commerciale: lorsque vous retirez votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels à des fins de prospection commerciale, nous cessons cette utilisation. La section « Communications commerciales et désabonnement  » décrit comment exercer ce retrait.

• Demande de restriction du traitement de vos renseignements personnels. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement de vos renseignements personnels dans les cas suivants:

  • Si vous souhaitez que nous vérifiions l’exactitude des renseignements;

  • Lorsque notre utilisation des renseignements est illégale, mais que vous ne souhaitez pas que nous les effacions;

  • Si vous avez besoin que nous conservions les renseignements même si nous n’en avons plus besoin, car vous en avez besoin pour établir, exercer ou défendre des actions en justice;

  • Vous vous êtes opposé à l’utilisation de vos renseignements, mais nous devons vérifier si nous avons des motifs légitimes de les utiliser.

• Demande de transfert de vos renseignements personnels à vous-même ou à un tiers. Nous vous fournirons, ou à un tiers de votre choix, vos renseignements personnels dans un format structuré, lisible par une machine, couramment utilisé. Notez que ce droit s’applique uniquement aux informations automatisées que vous avez initialement consenti à nous fournir pour notre utilisation ou lorsque nous avons utilisé ces informations pour exécuter un contrat avec vous.

• Retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis. Cela n’affectera toutefois pas la légalité des traitements effectués avant que vous ne retiriez votre consentement. Si vous retirez votre consentement, il se peut que nous ne puissions pas vous fournir certains produits ou services, ce qui pourrait nous empêcher de répondre aux demandes de renseignements, de vous fournir une assistance technique ou de vous aider de toute autre manière dans l’utilisation de nos produits et services. Nous vous informerons si tel est le cas au moment où vous retirez votre consentement.

Si vous souhaitez exercer l’un des droits énoncés ci-dessus, veuillez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels (voir prochaine section).

Vous n’aurez pas à payer de frais pour accéder à vos renseignements personnels (ou pour exercer l’un des autres droits).

Si vous voulez exercer un des droits susmentionnés, il se peut que nous ayons besoin de vous demander des informations spécifiques afin de nous permettre de confirmer votre identité et ainsi vous permettre d’accéder à vos renseignements personnels (ou d’exercer vos autres droits). Il s’agit d’une mesure de sécurité visant à garantir que les renseignements personnels ne sont pas divulgués à une personne qui n’a pas le droit de les recevoir. Nous pouvons également vous contacter pour vous demander des informations complémentaires concernant votre demande afin d’accélérer notre réponse.

Nous répondrons à toutes les demandes légitimes dans les trente (30) jours.

Communiquer avec nous

Si vous avez des questions ou des commentaires concernant la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, y compris toute requête pour exercer vos droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à confidentialite@baseline.quebec (privacy@baseline.quebec). Cette fonction est exercée par le Directeur général de Baseline.

Vous pouvez aussi, par ces coordonnées, retirer votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels. La section « Vos droits à l’égard de vos renseignements personnels » énonce ce droit et les conséquences de son exercice.

Si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec, l’autorité de surveillance en matière de protection des renseignements personnels, à l’adresse cai.gouv.qc.ca. La section « Modèle de processus de traitement des plaintes  » en annexe décrit la façon dont nous traitons une plainte reçue.

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